Der Begriff Cloud Computing (EDV in der Wolke) steht für eine IT-Infrastruktur, auf die zum Beispiel über das Internet zugegriffen wird. Unabhängig vom Endgerät stellt sie Speicherplatz, Datenbanken, Rechenleistung und Software as a Service (SaaS) zur Verfügung. Auf dem lokalen Rechner muss nichts installiert werden, denn die Nutzung des kompletten Angebotes erfolgt über einen Webbrowser.
Der Kunde mietet die Software nebst der benötigten Rechnerkapazität. Praktisch – und so ist es nicht verwunderlich, dass immer mehr Cloud Computing-Lösungen für die Buchführung angeboten werden. Warum aber sollten Sie Ihre Buchhaltung in die Cloud bringen?
Kostenbelege sofort nach deren Erhalt via mobile App einzuscannen
Stellen Sie sich vor, Sie sind als Networker im Ausland unterwegs, um international zu expandieren. Wieder zu Hause beginnen Sie damit, alle Belege für Hotelrechnungen, Restaurantbesuche et cetera zusammenzusuchen. Wie wäre es stattdessen, Kostenbelege sofort nach deren Erhalt via mobile App einzuscannen und anschließend im „cloudgesourcten“ virtuellen Ordner abzuheften.
Buchhaltungssoftware mit Texterkennung
Wer noch etwas mehr buchhalterische Science-Fiction möchte, sollte auf Buchhaltungssoftware mit Texterkennung zurückgreifen. Dann wird die Rechnung der Autovermietung nach dem Scanvorgang gleich als solche erkannt und passend kontiert, bevor Sie die Buchung mit einem Klick abschließen.
Noch besser und deutlich umweltfreundlicher wird das Ganze, wenn Ihnen die Rechnung per E-Mail zugeschickt wird oder sich Ihr Buchhalter aus der Cloud heraus Rechnungsbelege direkt aus gut 3.000 kooperierenden Online-Portalen ziehen kann.
Wer will da noch mit gedruckten, von Hand kontierten Rechnungen der buchhalterischen und steuerlichen „Leitzkultur“ frönen? Zumal eine ordnungsmäßige Buchführung in der Cloud ab acht Euro monatlicher Softwarelizenzgebühr möglich ist. Ein Betrag, der auch den finanziellen Rahmen zweitberuflich im MLM tätiger Menschen nicht sprengen dürfte.
Auch, weil die Vorteile einer Cloud-gestützten Buchhaltung klar überwiegen. Bei der in Deutschland geltenden Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren kommen im Laufe der Zeit einige volle Ordner zusammen, wenn man weiterhin auf traditionellen Pfaden wandelt. Demgegenüber ermöglicht die Cloud Ihrem Steuerberater jederzeit Einblick in Ihre Unterlagen, wenn Sie die entsprechende Zugangsberechtigung einrichten.
Und auch Sie selbst können von jedem Punkt der Welt aus – Internetversorgung vorausgesetzt – in Ihre Buchhaltung schauen und so schnell und flexibel auf Anfragen Dritter reagieren. Derweil freut sich Ihr zuständiges Finanzamt über die ausnahmslos pünktlichen, weil automatisierten Umsatzsteuervoranmeldungen. (FW)
Anbieter im Überblick:
SevDESK
sevDesk ist eine kompakte Lösung für Kleinunternehmer, Freiberufler und mittlere Unternehmen. Mit der Software wird die Buchhaltung in der Cloud unkompliziert und selbsterklärend erledigt. Die Buchhaltungssoftware kann problemlos mit dem eigenen Bankkonto verbunden werden und verfügt darüber hinaus über weitere interessante Schnittstellen, die das Tagesgeschäft bis hin zum Kundenbeziehungsmanagement erleichtern helfen. Einnahme-Überschuss-Rechnungen, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen oder auch die Jahresbilanz sind mit SevDESK keine Hexerei mehr. Und dass alle Daten den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechend erfasst und gespeichert werden, versteht sich von selbst.
Highlights:
Problemlose Integration von Online-Bezahldiensten wie PayPal. | Der Steuerberater kann sowohl direkt in der Software mitarbeiten als auch via DATEV-Export informiert werden. | Die Integration des Telefondienstes PhoneMondo erlaubt bei Telefonaten mit Kunden die Einblendung von Informationen wie beispielsweise offener Rechnungen. | Zügige Erstellung von Berichten für die Finanzbehörden.
lexoffice
Mit lexoffice bietet die seit Jahrzehnten bekannte Softwareschmiede Lexware eine umfassende Online-Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer, Freelancer, Gründer sowie etablierte und große Unternehmen. Um auf den erstaunlichen Funktionsumfang zugreifen zu können, wird lediglich ein Computer mit Internetanschluss benötigt. Ansonsten ist lexoffice unabhängig vom verwendeten Endgerät. Belegerfassung, Rechnungswesen, Mahnwesen, selbst Lohnabrechnung sind so in der Cloud möglich. Damit dies möglichst fehlerfrei gehandhabt wird, ist der Zugriff auf die Daten auch durch den Steuerberater möglich. Wer dies so nicht möchte, exportiert einfach alles im branchenüblichen DATEV-Format.
Highlights:
Um auf die umfangreichen Funktionen zuzugreifen, wird lediglich ein Computer mit Internetanschluss benötigt. Als Online-Buchhaltungssoftware ist lexoffice unabhängig vom verwendeten Endgerät. | Zusätzliche mobile App ermöglicht das Arbeiten von unterwegs. | Integrierte Anlagebuchhaltung | Das ELSTER-Modul schickt die Umsatzsteuervoranmeldung direkt aus der Software an das Finanzamt.
Buchhaltungsbutler
Die deutsche Cloud-Lösung BuchhaltungsButler erleichtert die Arbeit durch viele Automatismen von der Erfassung der Belege bis hin zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung. Belege können via E-Mail, Upload oder Verbindung zur Dropbox in die Buchhaltungssoftware eingefügt werden. Die Suche nach älteren Belegen gestaltet sich einfach, da sämtliche Informationen benutzerfreundlich archiviert werden. Zudem werden Datenbanken sowohl für Artikel als auch Kunden gepflegt. Das Schreiben von Rechnungen erledigt diese Software im Handumdrehen, da per Zugriff auf die Datenbanken die hierzu erforderlichen Informationen permanent verfügbar sind und schnell zusammengestellt werden können.
Highlights:
Dank integrierter Texterkennung werden wichtige Informationen selbstständig aus den Belegen gelesen und anschließend deren Kontierung vorgeschlagen | Belege können direkt aus über 3.000 externen Portalen (Amazon, Mobilfunkanbieter, …) gezogen werden. | Schnittstelle zum Onlinebanking | Direkte Zusammenarbeit mit dem Steuerberater in der Cloud und Export der Daten im DATEV Format möglich.
Fastbill
An sich als Rechnungsprogramm konzipiert, bietet FastBill zusätzliche Funktionen zur Erleichterung der Buchhaltung. Der Zugriff auf das als reines Online-Programm entwickelte FastBill erfolgt ausschließlich über den Internetbrowser. Dieser öffnet ein übersichtliches Dashboard, das nicht nur Shortcuts zu wichtigen Funktionen, sondern auch einen Überblick über Umsätze bietet. Insgesamt gestaltet sich die Bedienung sehr intuitiv, was das Arbeiten erleichtert. Gleiches gilt für die mobile App. Wer seinem Steuerberater keinen direkten Zugriff auf die Daten in der Cloud geben will, nutzt stattdessen einfach den DATEV-Export und lässt dem Profi so alle relevanten Informationen zukommen.
Highlights:
Eine mobile App scannt Belege ein und archiviert sie anschließend. | Der Versand von Rechnungen, Mahnungen und Angeboten ist direkt aus der Software heraus auch postalisch möglich. | Zugang zum Onlinebanking und Erfassung jeder Transaktion. | Die Buchhaltungssoftware ermöglicht es, Zugänge für Mitarbeiter und den Steuerberater einzurichten und dabei individuelle Berechtigungen zu vergeben.
Papierkram
Selbstständige finden in Papierkram Pro+ eine gut organisierte Angebots- und Rechnungsstellungssoftware. Die sehr einfache Überführung erfasster Arbeitszeiten in Rechnungen macht Papierkram Pro+ zu einem Programm, das sich freischaffende Solo-Unternehmer, die ihre Zeiten abrechnen, genauer anschauen sollten. Zudem verfügt es dank seiner integrierten Anlagebuchhaltung über sämtliche für eine selbstständige Erstellung einer Einnahme-Überschuss-Rechnung erforderliche Funktionen. Das Programm ist gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) zertifiziert.
Highlights:
Die Erstellung zur europäischen Norm EN 16931-1 konformer elektronischer Rechnungen (X-Rechnung) ist möglich. | Zur Ermittlung des Betriebsgewinns mittels Einnahme-Überschuss-Rechnung bedarf es keines Steuerberaters. | Ermöglicht das Management von Projektbudgets. | Eine mobile App für das ortsunabhängige Arbeiten und die Option des DATEV-Exports komplettieren das preiswerte Programm
